Nizozemsko – Skupina komplexního vzdělávání Pantarijn začala nedávno používat několik multifunkčních tiskáren Sharp (MFP) pro optimalizaci tiskových úloh svých zaměstnanců a studentů. Kromě toho vzdělávací instituce používá doprovodný software k zajištění plateb za tiskové úlohy. Skupina Pantarijn hledala dodavatele dokumentových řešení, který nejen dodá produkty nejvyšší kvality, ale také bude schopen integrovat své vybavení se stávajícím platebním řešením skupiny Pantarijn a nabídne tak studentům a zaměstnancům dokonalý komfort.
Skupina komplexního vzdělávání Pantarijn
Skupina Pantarijn je středoškolská vzdělávací instituce, která nabízí různé typy vzdělávání, od praktické výuky až po přípravu na vysokou školu, a to na pěti místech v regionu Wageningen. Působí zde více než 350 zaměstnanců, kteří vyučují celkem 3 000 studentů. Ve svých každodenních činnostech a kurzech hojně využívají tiskárny, např. pro tisk domácích úkolů nebo skenování a kopírování literatury.
Stejný systém, různé lokality
Skupina Pantarijn používá k provádění potřebných tiskových úloh na svých pěti pobočkách různá multifunkční zařízení a tiskárny. Zřídila také softwarové propojení se systémem Inepro, který se skládá z platebního řešení a automatizovaného systému „follow-me“. Wilfred Hanekamp, správce služeb skupiny Pantarijn, ilustruje výhody, které toto spojení nabízí: „Všichni studenti a zaměstnanci mají kartu, která jim umožňuje tisknout dokumenty na libovolné multifunkční tiskárně. Tiskárna rozpozná uživatele a poté určí, zda disponuje právy nezbytnými k provedení úlohy.“
Platební systém byl navržen speciálně pro studenty a zaměstnance. Na plnění svých tiskových úloh mají přidělen roční kredit. Zaměstnanci Pantarijn mohou svou kartu pro všechna tisková řešení v rámci vzdělávací skupiny využívat neomezeně. Jejich výtisky jsou evidovány administračním systémem.
Vzdálený monitoring
V minulosti tiskárny skupiny Pantarijn zpracovaly 5,5 milionu výtisků ročně. Tento počet poklesl na 3,5 milionu. Převážná úloh zakázek jsou černobílé tisky na papír formátu A4. V průběhu spolupráce bylo rozhodnuto, že společnost Sharp bude využití tiskáren monitorovat na dálku. Společnost tak může kontrolovat, zda s multifunkčními zařízeními nejsou nějaké problémy a v případě potřeby podniknout okamžitá opatření. Společnost Sharp také sleduje spotřebu tiskových náplní a po vyčerpání toneru zasílá nové. Hanekamp: „To znamená, že se nemusíme o nic starat ve smyslu správy tiskáren, a že má Pantarijn jistotu, že spotřební materiál bude včas doplněn. Všechno funguje na jedničku.“
Nejlepší kombinace
Skupina Pantarijn hledala dodavatele s řešením, které by bylo možné propojit s jejími stávajícími systémy. „Když nám skončila smlouva s předchozím dodavatelem, rozhodli jsme se vypsat evropské výběrové řízení, protože jsme chtěli zjistit, jaké možnosti nabízejí jiní dodavatelé,“ říká Wilfred Hanekamp. „V rámci výběrového řízení byla společnost Sharp jednou z nejlepších možností. Jedním z požadavků bylo, aby se nová technologie dala dokonale integrovat se stávajícími řešeními společnosti Inepro. Mimo toho byla důležitým faktorem také cena. Nakonec jsme jednali se čtyřmi účastníky, z nichž společnost Sharp nabídla nejlepší poměr ceny, kvality a flexibility.“
Ověření koncepce
Andy Papenhuyzen, Account Manager společnosti Sharp, vzpomíná na implementaci: „Celý proces jsme zahájili ověřením koncepce. V této fázi jsme propojili platební řešení s našimi systémy a důkladně jej otestovali. To nám umožnilo předem vyřešit řadu existujících problémů.“
„Od implementace systému jsme se setkali jen s několika málo problémy,“ dodává Hanekamp. "Dohodli jsme se, že budou hlášeny závažné závady, ale žádné se nevyskytly. Drobné problémy lze vyřešit ihned pomocí příruček nebo zavoláním odborníka společnosti Sharp.“
Společnost Sharp má na starosti správu a zabezpečení celé flotily tiskáren. Multifunkční tiskárny jsou vybaveny modulem zabezpečení dat, který je chrání před kybernetickými útoky. Povinné ověřování identity a hesla navíc zajišťují, že tiskové úlohy uvidí pouze oprávněná osoba.
Perfektní výsledky a spokojení uživatelé
„Zaznamenali jsme, že naši zaměstnanci a studenti jsou se systémem, tiskárnami i multifunkčními zařízeními velmi spokojeni,“ říká Hanekamp. „Obecně platí, že pokud technologie nefunguje správně, uživatelé si okamžitě stěžují, ale naše servisní oddělení dostává dotazy na fungování tiskáren a multifunkčních zařízení jen zřídka. To je dobré znamení.“ „Jsme s touto spoluprací spokojeni. Od zavedení systému jsme již objednali nové tiskárny a multifunkční zařízení,“ uzavírá Hanekamp. „Během implementace jsme vyměnili všechna stará zařízení za produkty Sharp a jsme s nimi velmi spokojeni. Výrobky jsou kvalitní a málokdy se porouchají.“