Zabezpečení dokumentů

Ochrana obchodních informací

Moderní podniky zpracovávají velké množství informací, ale často nemají skutečný přehled o tom, jak jsou vytvářeny, ukládány, sdíleny a zpřístupňovány. To nevyhnutelně vede k potenciálním rizikům v oblasti bezpečnosti a dodržování předpisů, včetně narušení bezpečnosti dat, nezabezpečených souborů, lidských chyb a neoprávněného přístupu k informacím.

Kromě toho může prostředí organizace pro tvorbu dokumentů sloužit jako snadná vstupní brána do podnikové sítě, protože tiskárny a kopírky jsou často opomíjeny ve smyslu zásad zabezpečení IT. Jedná se o klíčové zranitelné místo, které se aktivně snaží zneužít nejrůznější podvodníci, přičemž průměrné náklady na únik dat v souvislosti s tiskem v Evropě nyní dosahují závratných 2,5 milionu korun*. A může dojít i k obrovskému a dlouhodobému poškození pověsti

* Print Security Landscape 2020, Quocirca

Ochrana vašich dokumentů

Aby bylo zabezpečení dokumentů skutečně účinné, musí být nezbytnou součástí strategie organizace pro správu dokumentů a tisku a mělo by zohledňovat všech šest fází životního cyklu dokumentů:

Zaznamenávání - „přijímání“ informací, ať už se jedná o skenování tištěných dokumentů, sledování e-mailů nebo vytváření a ukládání dokumentů z aplikace.
Ukládání - ukládání dokumentů buď v papírové podobě, nebo v elektronickém či hybridním systému souborů.
Správa - správa oprávnění uživatelů k přístupu a sledování verzí, aby bylo zajištěno, že uživatelé pracují s nejnovějšími dokumenty, a protokolové záznamy, které zaznamenávají každou činnost týkající se dokumentu.
Uchovávání - zajištění uchování dokumentů po dostatečně dlouhou dobu a jejich následná bezpečná likvidace.
Sdílení - umožňuje bezpečné sdílení dokumentů s ostatními uživateli nebo obchodními partnery tím nejefektivnějším způsobem.
Integrace - umožňuje výměnu informací mezi podnikovými aplikacemi, například účetními systémy nebo systémy ERP.

Více ochrany, více odvedené práce

Naše řešení a služby v oblasti správy zabezpečení dokumentů jsou klíčovou součástí našich dokumentových a tiskových služeb. Řeší problémy spojené s bezpečným uchováváním firemních dokumentů a pomáhají vám odvést více práce pomocí intuitivních pracovních postupů a automatizačních nástrojů.

Poskytneme vám odborné znalosti, podporu a nástroje, které vám pomohou vytvořit a spravovat zásady zabezpečení dokumentace a ochránit vaše důvěrné informace v celém jejich životním cyklu, ať už jsou jakýmkoli způsobem zaznamenávány, ukládány, tištěny nebo sdíleny. Naše řešení pro bezpečnou správu dokumentů vám navíc pomohou splnit nejnovější bezpečnostní předpisy, jako je například nařízení GDPR. Nebo můžeme vše spravovat za vás v rámci našich řízených tiskových služeb.

Výhody zabezpečení dokumentů Sharp

Efektivní správa dokumentů - vaše soubory jsou uloženy ve strukturovaných a zabezpečených cloudových datových úložištích (k dispozici jsou i lokální serverové instalace).
Zvýšené zabezpečení tisku - vaše dokumenty jsou chráněny pomocí technologie kontroly tisku, která pomáhá zajistit, aby ve výstupním zásobníku tiskárny nezůstaly žádné citlivé informace bez dozoru. Kromě toho lze na vytištěné dokumenty přidat vodoznaky, které indikují, kdo je vytiskl, a čas a datum výstupu.
Zvýšené zabezpečení dokumentů - dokumenty mohou skenovat pouze oprávnění uživatelé a lze zavést kontrolní mechanismy, které určují, do kterých koncových určení lze dokumenty odesílat. Další úroveň zabezpečení lze zajistit přidáním hesel k dokumentům naskenovaným do formátu PDF.
Lepší kontrola dokumentů - na pozadí dokumentů lze vložit skrytý text a vzory. Při pokusu o kopírování dokumentu se skrytý text zviditelní, takže můžete snadno odlišit kopii od originálu. Skryté vzory může rozpoznat i multifunkční tiskárny Sharp a zabránit tak kopírování dokumentu.