Správa dokumentů
Převezměte kontrolu nad svými daty
Jakékoli informace jsou užitečné pouze tehdy, pokud k nim máte bezpečný přístup - když je potřebujete. A právě o tom je správa dokumentů, nebo přesněji elektronická správa dokumentů (ESD/EDM). Jedná se o systémy a procesy používané k digitálnímu zaznamenávání, ukládání, správě, sledování a vyhledávání dokumentů co nejrychleji a nejefektivněji.
Nejedná se o novou koncepci, neboť systémy pro správu dokumentů existují již mnoho let. Vzhledem k tomu, že množství denně vytvářených informací dosahuje závratných hodnot (v roce 2020 přibližně 2,5 kvintilionu bajtů denně*), a vzhledem k požadavku na přístup k informacím v hybridním pracovním prostředí tato oblast nikdy nebyla důležitější.
Podniky každý den vytvářejí digitální i tištěné smlouvy, faktury, návrhy a mnoho dalších dokumentů, které jsou pro jejich fungování klíčové. Mnoho těchto informací však může skončit pohřbeno v osobních systémech, kartotékách nebo „datových silech“ jednotlivých oddělení, takže k nim může být obtížný přístup a velká část jejich potenciální hodnoty se jednoduše ztrácí.
Efektivní řešení správy dokumentů vám umožní:
- Záznam a uspořádání dokumentů - veškeré informace z jakéhokoli zdroje, například z e-mailu, tiskáren, kopírek nebo kancelářských systémů, lze digitálně zaznamenat, klasifikovat a bezpečně uložit.
- Kontrolu přístupu a zvýšení transparentnosti - lze použít pravidla, která zajistí, že ke správným informacím budou mít přístup ve správný čas pouze ti správní lidé.
- Zvýšit a zefektivnit spolupráci - všichni mohou sdílet a prohlížet stejné dokumenty, takže vždy mají k dispozici nejnovější a nejaktuálnější verzi
- Udržovat konzistentní infrastrukturu dokumentů – aby bylo možné sdílet informace s dalšími systémy, jako jsou ERP, CRM a finanční aplikace.
- Bezpečnější správu informací - dokumenty lze centrálně kontrolovat a chránit před neoprávněným přístupem.
- Zajistit souladu s předpisy - prověřovací záznamy a nástroje pro digitální podepisování pomáhají zajistit soulad s předpisy.
Přeměna dokumentů na rozhodnutí
Jako součást portfolia společnosti Sharp pro správu dokumentů a tisku pomáhají naše řešení workflow všem členům týmu zvýšit efektivitu zefektivněním manuálních, opakujících se úkolů. Umožňují digitalizaci dokumentů a spuštění pracovních postupů pro jejich přímé a bezpečné odeslání osobě, aplikaci nebo podnikové funkci, která je potřebuje.
Bez ohledu na to, zda jej používáte v cloudu nebo na vašich vlastních serverech, náš software pro správu dokumentů také zpřístupňuje důležité obchodní informace oprávněným zaměstnancům kdykoliv a kdekoliv z téměř libovolného zařízení, včetně telefonů a tabletů.
Zvyšte produktivitu a kontrolujte náklady
Díky možnosti digitálního záznamu a bezpečného ukládání a sdílení mnohem většího objemu podnikových informací, vám naše řešení pro bezpečnou správu a workflow dokumentů mohou pomoci:
- Pracovat efektivněji - díky zefektivnění obchodních procesů, omezení chyb a rychlému přístupu k dokumentům.
- Snížit náklady - díky rychlejšímu dokončení úkolů, snížení množství tisku a minimalizaci prostoru nezbytného pro archivaci papíru.
- Zlepšit procesy auditu a dodržování předpisů - díky jasné sledovatelností a rychlejšímu vyhledávání všech relevantních dokumentů.
- Zvýšit zabezpečení dokumentů - zajistit, aby k informacím měli přístup pouze oprávnění zaměstnanci.
- Odemknout nové poznatky a příležitosti k výnosům - díky efektivnějšímu sdílení a konsolidaci dat.
- Poskytovat lepší zákaznický komfort - díky rychlému vyhledávání relevantních informací při vyřizování dotazů.
Zjistěte více o našich produktech a službách
Vyberte si z níže uvedených možností
